Poziția de Executive Assistant este esențială într-o organizație, având un rol vital în susținerea echipelor de conducere și asigurarea unei bune desfășurări a activităților zilnice ale companiei.

Această funcție implică o gamă largă de responsabilități, de la managementul calendarului directorilor și coordonarea întâlnirilor, până la gestionarea documentației confidențiale și comunicarea între departamente.

1. Principalele taskuri ale unui Executive Assistant:

Un Executive Assistant (EA) are rolul de a susține eficiența și organizarea la nivel înalt în cadrul unei organizații. Printre responsabilitățile sale se numără:

• - Managementul calendarului È™i agendei: Asigurarea că agenda liderului este bine organizată, programând întâlniri, evenimente È™i călătorii de afaceri, precum È™i gestionarea priorităților zilnice. EA trebuie să evite conflictele de program È™i să asigure că toate întâlnirile sunt la timp.

• - Comunicarea internă È™i externă: Transmiterea È™i filtrarea corespondenÈ›ei, gestionarea apelurilor telefonice È™i a e-mailurilor, în funcÈ›ie de prioritate. EA poate fi primul punct de contact pentru clienÈ›i, parteneri sau colegi din companie.

• - Coordonarea călătoriilor È™i a evenimentelor: Organizarea călătoriilor de afaceri, inclusiv rezervarea biletelor de avion, hotelurilor È™i transportului. De asemenea, EA se ocupă de organizarea evenimentelor interne, conferinÈ›elor sau întâlnirilor importante.

• - Redactarea È™i gestionarea documentaÈ›iei: Crearea, editarea È™i arhivarea documentelor importante, inclusiv rapoarte, prezentări È™i protocoale. ÃŽn funcÈ›ie de poziÈ›ie, EA poate fi responsabil de confidenÈ›ialitatea informaÈ›iilor sensibile È™i poate interacÈ›iona cu diverse departamente pentru a asigura buna circulaÈ›ie a acestora.

• - Sprijin administrativ: ÃŽndeplinirea unor sarcini administrative generale, cum ar fi achiziÈ›ionarea de materiale de birou, gestionarea bugetelor pentru evenimente sau apeluri de ofertă pentru servicii externe.

• - Lucrul cu date financiare È™i rapoarte: ÃŽn anumite organizaÈ›ii, EA poate fi implicat în crearea de rapoarte financiare sau în gestionarea documentelor contabile, precum È™i în organizarea întâlnirilor pentru revizuirea bugetelor.

2. Cerințele și calitățile necesare:

Pentru a fi un Executive Assistant de succes, există câteva cerințe esențiale care trebuie îndeplinite:

• - Studii È™i calificări: DeÈ™i nu este neapărat necesar un masterat sau o diplomă de licență în domeniul administrativ, mulÈ›i angajatori preferă candidaÈ›ii cu studii în domenii precum managementul afacerilor, administrarea afacerilor, sau domenii conexe. Un curs de formare în managementul proiectelor sau în utilizarea de software-uri de productivitate (de exemplu, Microsoft Office sau Google Suite) poate fi de asemenea un avantaj.

• - Abilități de comunicare excelente: Executive Assistant-ul trebuie să fie capabil să comunice eficient cu toÈ›i membrii echipei de conducere È™i cu persoanele din afacere. Abilități de scriere È™i vorbire clare sunt esenÈ›iale, precum È™i capacitatea de a înÈ›elege nevoile interlocutorilor È™i de a transmite informaÈ›iile în mod corespunzător.

• - Organizare È™i gestionare a timpului: Capacitatea de a organiza È™i prioritiza multiple sarcini simultan este crucială. Un EA trebuie să fie flexibil È™i să își adapteze programul în funcÈ›ie de schimbările de ultim moment.

• - DiscreÈ›ie È™i confidenÈ›ialitate: Deoarece un Executive Assistant lucrează adesea cu informaÈ›ii sensibile, este esenÈ›ial ca această persoană să fie de încredere, să înÈ›eleagă importanÈ›a protejării datelor confidenÈ›iale È™i să poată lua măsuri pentru a asigura că informaÈ›iile nu sunt divulgate necorespunzător.

• - Abilități tehnologice: ÃŽntr-o lume din ce în ce mai digitalizată, este important ca un EA să fie familiarizat cu diverse aplicaÈ›ii È™i instrumente de birou, software de management al proiectelor (de exemplu, Trello, Asana), precum È™i cu aplicaÈ›ii de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).

• - Răbdare È™i rezistență la stres: Un Executive Assistant trebuie să aibă un temperament calm È™i să poată face față situaÈ›iilor stresante, să fie capabil să își păstreze luciditatea în faÈ›a presiunii È™i să rezolve rapid problemele care pot apărea în timpul zilei.

3. Posibilități de avansare în carieră:

Deși funcția de Executive Assistant este una importantă și cu responsabilități variate, există și oportunități de avansare pentru persoanele care doresc să își construiască o carieră pe termen lung.

Printre pozițiile în care un EA poate avansa se numără:

• - Office Manager / Facilities Manager: Aceasta presupune extinderea rolului de asistență administrativă, cu responsabilități suplimentare legate de gestionarea biroului È™i a facilităților companiei.

• - Project Manager: Având în vedere abilitățile de coordonare È™i organizare dobândite ca Executive Assistant, o tranziÈ›ie către un rol de Project Manager poate fi o opÈ›iune viabilă. Aceasta presupune gestionarea echipelor È™i a proiectelor de la început până la final.

• - Chief of Staff: Această funcÈ›ie, de obicei în cadrul organizaÈ›iilor mari, implică gestionarea activităților È™i proiectelor seniorilor executivi È™i facilitarea colaborării între departamentele strategice ale companiei.

• - Operations Manager: O persoană care a dobândit abilități excelente de organizare È™i management al proceselor interne poate avansa către un rol de Operations Manager, care presupune supravegherea funcÈ›iunilor zilnice ale unei companii.

 

Poziția de Executive Assistant este esențială într-o organizație de succes, oferind un suport important liderilor companiei și facilitând buna desfășurare a activităților zilnice.

Abilități precum organizarea, comunicarea eficientă și confidențialitatea sunt cruciale pentru a excela în acest rol. De asemenea, oportunitățile de avansare în carieră sunt diverse și pot include poziții de management și coordonare a proiectelor, iar experiența câștigată poate deschide uși către funcții de lideri executivi în cadrul organizației.

 

Sursa foto: freepik.com