Job expirat
• Activitati caracteristice muncii de secretariat si receptie, respectand procedurile in vigoare;
• Mentine legatura cu firma de securitate a cladirii in vederea autorizarii accesului vizitatorilor in parcare;
• Asigura aprovizionarea companiei cu produse de birotica, apa plata si alte produse de protocol;
• Intocmeste deconturi pentru toate cheltuielile de protocol;
• Arhiveaza documente atat in dosare fizice, cat si electronic, respectand structura server-ului;
• Ofera suport administrativ colegilor (scanare documente, copii xerox, faxuri, completeaza adrese, notificari si formulare, documente si/sau contracte cu datele de identificare ale companiilor);
• Asigura relatia cu toate asociatiile de proprietari ale imobilelor din portofoliu, localizate in afara capitalei in vederea transmiterii si preluarii informatiilor de ordin administrativ;
• Lunar, centralizeaza informatiile legate de cuantumul cheltuielilor de intretinere ale proprietatilor, aloca centre de cost, valideaza plata, obtine aprobarea Directorului Executiv;
• Asigura administrarea parcului de masini;
• Actualizeaza permanent registrul de corespondenta si registrul de furnizori;
• Participa la sedinte, scrie minuta si o distribuie pe mail catre toti participantii;
• Programeaza intalniri si sedinte pe care le seteaza in agenda electronica a participantilor;
• Informeaza office manager-ul in legatura cu orice problema legata de administrarea documentelor si a protocolului, si in relatia cu furnizorii de curierat, produse de birotica, protocol, transferuri si curatenie;
• Asigura cazarea, transferurile si online check-in urile colegilor veniti din Austria;
• Tine legatura cu firma/firmele de traduceri, trimite comenzi pentru traduceri documente si contracte;
• Asigura suport in procesul de audit si pentru controalele de la Administratia Financiara, furnizand documentele corporate si contractele cu furnizori si clienti cerute de contabilitate;
• Solicita si obtine, anual, certificate de rezidenta de la furnizorii externi ai grup-ului de companii;
• Tine legatura cu notariatul/notariatele agreate de companie, solicita extrase de carte funciara, programeaza semnari cu notarul la sediul companiei.
• Experienta 3-4 ani pe un post similar;
• Studii pe profil economic / contabilitate;
• Cunostinte bune de limba engleza (scris si citit);
• Persoana energica, proactiva cu bune abilitati de comunicare;
• Permis de conducere.
We are a small friendly company with a personal approach to recruitment. We endeavor to treat all of our candidates how we ourselves would wish to be treated and we make every effort not to waste your time or make any false promises of work that we cannot deliver upon.
