Se poate spune simplu ca un job este o colectie de sarcini si responsabilitati. O sarcina este o unitate de munca sau un set de activitati necesare pentru a obtine un rezultat, precum un produs, un serviciu, un document, etc. O organizatie include un numar mare de activitati conectate intre ele care determina ceea ce numim functiuni. Astfel putem spune ca fisa postului este o lista de sarcini, ori functiuni si responsabilitati ale pozitiei, precum si incadrarea acelei pozitii intr-un tot, numit organizatie.

Pentru a obtine o fisa de post relevanta este nevoie sa derulam initial un proces de analiza, care sa raspunda la intrebarile: ce, cand, unde si cum se realizeaza sarcinile din acel post. Organizatia are insa caracteristicile ei date de flexibilitate, creativitate, stil de conducere, lucru in echipa, reguli, proceduri, etc. Ocuparea unei pozitii tine seama de respectarea principiului de compatibilitate persoana-organizatie. Nu trebuie uitat ca ansamblul organizatiei este reprezentat de organigrama. Functiunile diferitelor departamente sunt in conexiune si acest lucru se impune a fi evidentiat si in fisa postului. Analiza include si aria cunostintelor, abilitatilor, aptitudinilor necesare pentru indeplinirea in standardele de performanta impuse a acelor sarcini reprezentative pentru post. Rolul unui angajat este dat de setul de responsabilitati, rezultate asteptate, asociate jobului. ''X este responsabil cu intocmirea raportului Z''.
Nu totdeauna se acorda importanta cuvenita acestui document si in consecinta continutul lui nu va fi relevant nici pentru angajat nici pentru angajator.
In cadrul fisei de post sunt precizate toate sarcinile si responsabilitatile ce-i revin titularului postului, conditiile de lucru, standardele de performanta, modalitatea de recompensare si caracteristicile personale necesare angajatului pentru indeplinirea cerintelor postului. Acest document este semnat si asumat de catre angajat la incadrarea sa in companie.

Si cum fisa de post nu este un document unilateral (el priveste atat angajatul cat si angajatorul) ea poate fi privita din doua perspective:
- pentru firma, postul este unitatea principala care permite buna organizarea a activitatii unei firme si stabilirea sarcinilor si responsabilitatilor angajatilor sai;
- pentru angajat, postul reprezinta cumulul de activitati pe care le are de indeplinit, conditiile de finalizare a acestora, in cadrul organizatiei in care lucreaza.

Important este faptul ca fisa de post nu este un document (instrument) facultativ si asta pentru ca prin intermediul sau se stabilesc in termeni fermi:
- indatoririle si responsabilitatile postului;
- cunostintele, aptitudinile, abilitatile si calificarile necesare postului;
- sustinerea deciziilor de angajare, promovare si evaluare a salariatilor;
- elementele care stau la baza compararii posturilor;
- determinarea nivelului de salarizare;
- temenii care asigura conformitatea cu legislatia in vigoare.

Orice fisa de post are un grad ferm de generalizare (dar si de flexibilitate) si asta pentru ca ea este un document special elaborat pentru postul respectiv. E recomandat sa nu se faca greseala, des intalnita din cauza lipsei de cunostinte in domeniu, ca atunci cand se concepe o fisa de post, sa nu se faca aceasta in functie de ocupantul postului ci pentru postul respectiv.

Pentru angajat fisa de post este cea pe baza careia ocupantul postului cunoaste inca din prima zi tot ce presupune pozitia sa in companie: sarcini, responsabilitati, supervizare, mediu si conditii de desfasurare a acestora etc. Tot prin fisa de post se realizeaza si o raportare corecta a titularului postului la ceilalti angajati. Fisa de post reprezinta baza de plecare in evaluarea corecta a performantelor si asigura totodata conditiile de promovare si formare profesionala. In concluzie, fisa de post este si un instrument de responsabilizare a angajatului.

Pentru angajator fisa de post poate sta la baza conceperii anuntului de angajare, dar si la selectia candidatilor. Ea este un document esential in organizarea structurii departamentelor firmei, a nivelurilor si ierarhizarii acesteia. Pe structura unui anumit post se mai pot adauga si alte elemente care sa duca la cresterea complexitatii acestuia sau la crearea unui nou post in organizatie. Acest document ajuta angajatorul in informarea corecta a noului angajat. Angajatorul poate folosi fisa de post ca pe un document cu ajutorul caruia poate organiza, gestiona si evalua personalul, dar poate stabili si testele profesionale in vederea angajarii sau promovarii.

Surse de informatii pentru conceperea unei fise de post eficiente:
- organigrama, pentru a identifica nivelele de subordonare, catre cine se raporteaza, pe cine coordoneaza;
- actualii ocupanti ai postului, pentru a identifica ce anume se face si ce poate fi imbunatatit;
- interviurile de plecare din organizatie, care pot oferi informatii despre eventuale disfunctionalitati ale organizarii departamentului si, in consecinta, a legaturilor intre posturi;
- evidentele sesiunilor de evaluare, cand pot fi identificare disfunctionalitati semnalate de manager ori angajat si care ulterior nu au fost rezolvate.

Ce cuprinde o fisa de post:
- titlul postului;
- numele titularului(care va fi completat in momentul ocuparii postului);
- subordonarea - cui raporteaza, functia;
- pe cine coordoneaza(cand este cazul);
- obiectivele postului(se cuprind principalele functiuni ale postului);
- sarcini si responsabilitati specifice obiectivelor de mai sus;
- informatii asupra gradului de autonomie al postului (implica flexibilitatea pe care o detine ocupantul in modul de indeplinire al sarcinilor). Gradul de autonomie ofera angajatului un nivel de motivatie in plus, prin libertatea (in „granitele” stabilite) de a duce la indeplinire sarcinile in interiorul zonei sale de responsabilitate.
- informatii privind nivelul de confidentialitate al informatiilor in functie de nivelul postului;
- informatii cu privire la nivelul de decizie al postului.
Un capitol separat al fisei de post poate fi: Specificatia postului. Acesta este documentul care rezuma nivelul studiilor, abilitatilor, aptitudinilor necesare ocuparii postului.
 

Cum scriem o fisa de post:

- stilul de comunicare este clar si concis, folosind cuvinte simple, evitandu-se termenii tehnici;
- se folosesc propozitii scurte, se utilizeaza verbe pentru a exprima actiuni;
- actiunile sunt cele necesare si nu cele ce sunt interzise;
- este de evitat folosirea specifica pentru genul masculin, feminin;
- se selecteaza cele mai importante functiuni ale postului (analiza implica si ponderea acestora in timpul normal de lucru, precum si frecventa);
- daca exista necesitatea specificarii unor termene clare de predare a sarcinilor acestea pot fi mentionate;
-se declara clar nivelul de subordonate, dar si cel de reprezentare in relatia cu exteriorul departamentului/organizatiei.

In concluzie, fisa de post este un document obligatoriu si necesar a fi anexat la contractul individual de munca prin care atat angajatorul cat si angajatul isi stabilesc coordonatele de baza ale postului pe care il coordoneaza sau, in cauza, il ocupa, in cadrul firmei respective.