Funcția de secretar/secretară este esențială în orice organizație, oferind suport administrativ și contribuind la buna desfășurare a activităților zilnice. În funcție de tipul de companie și de specificul activităților acesteia, angajatorii caută anumite tipuri de angajați pentru această poziție. În continuare, vom explora trei tipuri de angajați pe care companiile le caută pentru funcția de secretară, cerințele și abilitățile necesare pentru a răspunde acestora, precum și taskurile zilnice asociate acestei funcții.

1. Secretara Administrativă - Organizată și Multitasking

Cerințe: Companiile care angajează o secretară administrativă caută un candidat care să aibă abilități excelente de organizare și să poată face față unui program încărcat și diversificat. Un candidat ideal ar trebui să aibă studii medii sau superioare, cu preferință pentru specializări în domeniul secretariatului, administrației sau managementului.

Taskuri zilnice:

• - Gestionarea programului zilnic al superiorilor sau al întregii echipe.
• - Răspuns la telefoane È™i e-mailuri, gestionarea corespondenÈ›ei È™i comunicarea cu clienÈ›ii.
• - Organizarea È™i arhivarea documentelor interne ale companiei.
• - Pregătirea È™i coordonarea întâlnirilor È™i evenimentelor interne.
• - MenÈ›inerea unei bune comunicări între diferite departamente ale companiei.

Abilități și cursuri necesare:

• - Abilități excelente de comunicare verbală È™i scrisă.
• - Cursuri de utilizare a programelor de tip Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) È™i software de gestionare a calendarului (de exemplu, Outlook).
• - Cursuri de organizare a documentelor È™i arhivare.
• - Abilități de multitasking È™i rezolvare a problemelor într-un timp scurt.

2. Secretara de Management - Proactivă și cu abilități decizionale

Cerințe: Pentru un post de secretară de management, angajatorii caută candidați care pot sprijini activitățile manageriale și care au capacitatea de a lua decizii rapide. Acestea trebuie să posede experiență în lucrul cu top managementul sau cu personalități importante din companie. De asemenea, cunoștințele de limbi străine sunt adesea un plus, întrucât compania poate avea parteneriate internaționale.

Taskuri zilnice:

• - Organizarea întâlnirilor È™i deplasărilor pentru conducerea companiei.
• - Realizarea de rapoarte È™i prezentări pentru management.
• - Comunicarea cu clienÈ›i, parteneri de afaceri È™i alte entități externe.
• - Suport în gestionarea documentelor confidenÈ›iale.
• - Coordonarea unor proiecte speciale, în funcÈ›ie de cerinÈ›ele conducerii.

Abilități și cursuri necesare:

• - Cursuri avansate de managementul timpului È™i de luare a deciziilor.
• - Abilități de redactare a documentelor oficiale È™i de realizare a prezentărilor.
• - CunoÈ™tinÈ›e de limba engleză sau alte limbi străine.
• - Cursuri de comunicare interpersonale È™i negociere.
• - CunoÈ™tinÈ›e de gestionare a relaÈ›iilor externe.

3. Secretara IT/Office Assistant - Tehnică și adaptabilă la tehnologie

Cerințe: Unele companii, în special cele din domeniul tehnologic sau cele care lucrează într-un mediu de birou digitalizat, caută o secretară cu un background tehnic, care să fie familiarizată cu utilizarea echipamentelor IT și a aplicațiilor software complexe. Este de așteptat ca această persoană să aibă studii superioare, preferabil în domenii tehnice sau IT, și să fie capabilă să sprijine departamentele tehnice în diverse activități administrative.

Taskuri zilnice:

• - Gestionarea infrastructurii hardware È™i software a biroului.
• - Asigurarea suportului tehnic pentru angajaÈ›i, în cazul unor probleme minore de echipamente.
• - ÃŽntreÈ›inerea È™i administrarea echipamentelor de birou, inclusiv imprimante, calculatoare È™i telefoane.
• - Asigurarea unui flux continuu de comunicaÈ›ii electronice (e-mailuri, platforme de colaborare online, etc.).
• - Coordonarea cu furnizorii de servicii IT È™i achiziÈ›ionarea de software È™i echipamente noi.

Abilități și cursuri necesare:

• - CunoÈ™tinÈ›e avansate de IT, inclusiv utilizarea programelor de productivitate È™i gestionare a bazelor de date.
• - Cursuri de suport IT È™i troubleshooting hardware/software.
• - Abilități în utilizarea platformelor de comunicare online È™i software de management de proiect.
• - Abilități de rezolvare a problemelor tehnice rapide È™i eficiente.

Indiferent de tipul de secretariat, companiile caută persoane care sunt organizate, proactive, cu abilități de comunicare excelente și care pot face față unui program diversificat și uneori stresant. Pe lângă studiile și experiența profesională, angajatorii pun un accent deosebit pe abilități de gestionare a timpului, cunoștințe IT și capacitatea de a lucra cu echipe multiple. Cursurile de perfecționare în managementul documentelor, limbi străine sau tehnologie sunt foarte apreciate și pot face diferența în procesul de recrutare.

 

Sursa foto: freepik.com