De foarte multe ori managerii se lovesc de numeroase probleme de comunicare organizationala fara sa-si dea seama ca, de fapt, totul porneste de la ei. Sunt unele aspecte de care, daca nu se tine cont, pot provoca confuzii, contradictii sau si mai rau, grave crize care se soldeaza, de cele mai multe ori, cu scaderea productivitatii sau migrare de personal. Din acest motiv, orice manager trebuie sa tina cont de o serie de aspecte care pot avea efecte negative daca nu sunt tinute sub control.
Daca eu stiu inseamna ca si ceilalti au aflat!
Nu sunt rare situatiile in care managerul unei organizatii porneste de la falsa presupunere conform careia, daca el detine o anumita informatie, atunci toata lumea din subordinea sa o cunoaste. De obicei angajatii nu cunosc acel lucru pana cand managementul nu o comunica in mod direct. Si in aceasta situatie este inevitabila aparitia unor grave probleme de comunicare deorece managerul are anumite asteptari care nu pot fi indeplinite de angajatii care nu detin informatiile "secrete".
Uram birocratia – dar tot la ea revenim
Majoritatea organizatiilor aflate la inceput de drum incearca pe cat posibil sa evite birocratia si sa usureze procesele pe care se bazeaza. Multi leaderi se pot mandri cu abilitatea de a evita incarcatura birocratica, adica proceduri si politici scrise foarte complicate. Insa, pe masura ce organizatia creste, se dezvolta, are nevoie de mai multa comunicare si feedback pentru a ramane sanatoasa. Din pacate, dezvoltarea organizationala nu coincide si cu cea manageriala, motiv pentru care managerul incepe sa nu mai puna atat de mult accentul pe comunicare. Acest lucru va duce la sporirea birocratiei care are ca efect negativ incetinirea proceselor de comunicare. Mai grava este insa confuzia care va aparea datorita « regulilor » din ce in ce mai complicate.
Exista o diferenta clara intre date si informatii
Pe masura ce organizatia creste, managementul tinde sa se axeze pe eficienta. De obicei el este preocupat sa creaze sisteme care produc multe date, informatia bruta devenint irelevanta. Din pacate, automatizarea excesiva a acesteia duce la pierderea unor informatii care in timpul procesului de gestionare nu par a avea o incarcatura semnificativa. Segmentarea informatiilor, "ciuntirea" acestora produc grave lacune in comunicare.
Am spus cuiva sau doar unora sau…?
O alta problema majora este aceea ca, de cele mai multe ori, prins fiind cu strategiile de dezvoltare, managementul nu mai acorda importanta comunicarii organizationale, presupunand ca lucrurile se intampla pur si simplu, de la sine. In aceste conditii el se poate regasi in situatii in care nu este sigur de ceea ce a spus si cui sau daca dorea ca toata lumea sa afle informatia respectiva. Fireste, astfel de momente duc de cele mai multe ori la confuzii si situatii stanjenitoare.
Ar trebui sa intelegi exact ce am vrut eu sa zic!
Este aproape inevitabil ca atunci cand pe traseul comunicarii intervin anumiti factori perturbatori, informatia pe care un manager o transmite sa fie deteriorata sau interpretata. Orice manager ar trebui sa ceara un feed back rapid pentru a se asigura ca ceea ce el a transmis a fost receptat corect. Insa, daca acest feed back nu este solicitat la timp, managerul risca sa se confrunte cu o problema majora cauzata de confuzia creata prin interpretarea defectuoasa a mesajului initial.
Problemele noastre sunt prea mari ca sa mai avem timp sa ne si ascultam unii pe altii
In mod special cand personalul este stresat sau obosit, este usor sa faci ceea ce este urgent in loc de a face ceea ce este important. Asa ca oamenii inteleg gresit punctele de vedere ale celorlalti precum si intentiile lor. Aceasta problema este descoperita de cele mai multe ori prea tarziu, cand confuzia, conflictele sau crizele s-au instalat.
Si totusi, despre ce este vorba?
O grava problema de comunicare se pote naste atunci cand un management neexperimentat intrepreteaza functia sa ca fiind cea de a rezolva problemele din organizatie. In acele momente el se implica, comunica si incearca sa remedieze deficientele. Insa atunci cand aceastea nu exista el considera ca nu mai este nimic de comunicat. Lipsa de informare duce la interpretari gresite, presupuneri si banuieli ceea ce sta la baza confuziilor si contradictiilor.
Cand voi avea nevoie de parerea ta ti-o voi cere!
In cele din urma, problemele de comunicare pot aparea cand managementul pur si simplu nu vede nici o valoare in a comunica cu subordonatii, crezand ca acestia ar trebui doar sa respecte ordinile primite si sa indeplineasca obiectivele fixate. In aceste conditii, lipsa unui feed back duce la cresterea tensiunilor, nemultumirilor si frustrarilor care produc efecte negative asupra calitatii muncii prestate.
Un bun manager nu numai ca va sti cum sa gestioneze aspectele procesului de comunicare organizationala, dar va sti cand si cum sa corecteze micile abateri inevitabile care se pot produce nu neaparat din rea vointa sau lipsa de experienta, ci pur si simplu din neatentie cauzata de o agenda de lucru mult prea incarcata.