Într-un mediu de lucru dinamic, cu termene limită strânse și cerințe ridicate, fiecare angajat ajunge, la un moment dat, în situația de a fi solicitat să preia un task suplimentar.

Însă cum îți dai seama când este prea mult? Și, mai important, cum poți refuza politicos și profesional o astfel de solicitare fără a afecta relațiile cu colegii sau superiorii? 

1. Înțelege-ți fisa postului și sarcinile asociate

Primul pas în gestionarea cerințelor de la locul de muncă este să ai o înțelegere clară a responsabilităților tale conform fisei postului. Aceasta este documentul care definește ce sarcini și activități sunt așteptate de la tine în mod normal, în acord cu obiectivele organizației. Atunci când primești o cerere de a prelua un task, este important să te întrebi:

• - Este această sarcină menționată explicit în fisa mea a postului?
• - Se aliniază acest task cu obiectivele mele profesionale curente?

Dacă taskul solicitat face parte din activitățile tale principale sau este legat direct de obiectivele tale de performanță, atunci este un task justificat. În schimb, dacă sarcina nu se aliniază cu responsabilitățile tale sau pare a fi o solicitare suplimentară care depășește aria ta de competență, atunci ar putea fi momentul să evaluezi dacă este fezabil să o accepti.

2. Cum să refuzi un task într-un mod profesional

Atunci când nu poți prelua un task, este esențial să refuzi într-un mod profesional și respectuos.

Iată câteva strategii care te pot ajuta:

a) Explică clar și concis

Fii direct și sincer, dar și respectuos. Explică motivul refuzului, fie că este vorba de un conflict de program, de o sarcină deja asumată, sau de resurse insuficiente.

Exemplu: „Apreciez că te-ai gândit la mine pentru acest task, însă în acest moment sunt concentrat pe finalizarea proiectului X și nu voi putea să mă ocup și de acesta fără a afecta calitatea muncii mele.”

b) Oferă alternative

Dacă este posibil, sugerează o soluție alternativă, precum delegarea sarcinii unui coleg sau reprogramarea taskului pentru o perioadă viitoare.

Exemplu: „Este un task important, dar având în vedere termenul strâns al proiectului meu, poate ar fi util să verifici cu [Numele colegului] dacă poate prelua această sarcină.”

c) Fii deschis la discuție

În funcție de circumstanțele și relația cu superiorul sau colegii, poți exprima disponibilitatea de a ajuta, dar sub anumite condiții.

Exemplu: „Aș fi dispus să mă implic în acest task, dar ar trebui să replanificăm anumite activități sau să discutăm despre prioritatea acestuia față de celelalte sarcini pe care le am deja.”

3. Când este momentul să refuzi?

Identificarea momentului potrivit pentru a refuza o solicitare este esențială. Dacă te simți copleșit de sarcinile deja asumate, este important să te oprești și să analizezi situația.

Iată câteva semne care îți pot indica faptul că este prea mult:

a) Stres și anxietate crescută

Dacă te simți constant stresat și copleșit, iar gândul la taskurile care trebuie finalizate îți provoacă anxietate, este un semn clar că volumul de muncă depășește capacitatea ta de gestionare.

b) Lipsa de timp pentru odihnă și recuperare

Dacă zilele tale sunt pline de activități profesionale, iar timpul pentru odihnă este limitat, acest lucru poate duce la epuizare fizică și mentală. O muncă excesivă poate afecta sănătatea pe termen lung.

c) Calitatea muncii are de suferit

Dacă ai observat că nu mai poți livra la standardele tale obișnuite din cauza suprasolicitării, este un semn că ai ajuns la limita capacității tale. Aceasta poate duce la o performanță scăzută, ceea ce ar putea afecta carierele tale profesionale.

d) Conflictul de priorități

Când taskurile se acumulează într-un mod care face dificilă stabilirea unui plan clar de acțiune, este important să îți reevaluezi sarcinile și să te asiguri că îți aloci suficient timp pentru cele cu adevărat importante.

4. Cum să iți găsești echilibrul între sarcinile din fisa postului și cerințele suplimentare

Este important să ai o abordare echilibrată în ceea ce privește sarcinile de muncă.

Iată câteva strategii care te pot ajuta să îți menții echilibrul:

• - Stabilește priorități: Împărțirea sarcinilor în funcție de urgență și importanță te va ajuta să ai o viziune clară asupra celor mai importante activități.
• - Fii realist cu timpul disponibil: Nu accepta mai multe taskuri decât poți gestiona în mod realist. Comunică-ți limitele și fii deschis în privința acestora.
• - Comunicarea este cheia: Discută cu superiorii tăi despre volumul de muncă și solicită ajutor atunci când simți că ai nevoie de sprijin pentru a îndeplini sarcinile esențiale.
• - Delegarea eficientă: Dacă ai o echipă sau colegi care pot prelua unele dintre sarcinile tale, delegarea acestora poate fi o soluție eficientă.

Refuzarea unui task nu trebuie să fie o decizie negativă, ci o oportunitate de a proteja sănătatea ta mentală și de a asigura o performanță constantă și de calitate. Este important să îți cunoști limitele, să înțelegi responsabilitățile tale și să comunici clar atunci când volumul de muncă devine prea mare.

Gestionarea eficientă a sarcinilor și a timpului nu numai că te va ajuta să îți protejezi binele personal, dar va contribui și la succesul tău profesional pe termen lung.

Rămâi în echilibru și nu uita că refuzul unui task poate fi o dovadă de autocunoaștere și responsabilitate!

 

Sursa foto: freepik.com