Un lider poate face prezentari pe diverse teme unor audiente la fel de variate: clienti sau parteneri, angajati, manageri aflati pe aceeasi pozitie sau membri ai consiliului de conducere al companiei. Prezentarea este una dintre cele mai importante moduri prin care un manager isi poate sustine proiectele, atat in fata superiorilor, cat si a subordonatilor, pentru "a misca" lucrurile in directia dorita de el. De aceea, arta de a prezenta este o componenta a artei manageriale.
Cu ce poate ajuta, concret, abilitatea de a realiza o prezentare coerenta, logica si atragatoare (intr-un cuvant, exceptionala) un manager?
In primul rand, il propulseaza in prim-plan. Aceasta nu se refera, insa, la un simplu demers de "relatii publice", eventual fara continut. Eficienta departamentului condus depinde de motivatia subordonatilor si increderea acestora in claritatea si corectitudinea directiei spre care sunt condusi. De asemenea, reusita activitatii proprii depinde si de sprijinul pe care il acorda managerii celorlalte departamente, mai ales atunci cand implementarea unui plan presupune colaborarea cu acestia. Nu in ultimul rand, managerii seniori vor aloca resursele necesare proiectului doar daca vor fi convinsi de eficienta si coerenta planului. Toate aceste avantaje strategice pot fi obtinute prin intermediul prezentarii.
In al doilea rand, daca interpretarea sustinuta capteaza atentia auditoriului, cel care o realizeaza poate obtine solutii la chestiuni dificile cu care se confrunta in derularea proiectului sau cel putin poate ridica problemele de interes pentru departament (companie). Astfel, el poate obtine sugestii utile sau poate initia o campanie de lobby pentru propria viziune.
E vreo problema?
Care este atitudinea auditoriului? Participantii la intalnire evita contactul vizual sau isi lasa capul pe spate? Isi incruciseaza bratele si privesc nerabdatori pe geam? Vorbesc intre ei, eventual pe alta tema? Este foarte posibil ca problema sa fie a lor - sa nu aiba abilitatea de a asculta. Cu toate acestea, o analiza a propriului stil este intotdeauna binevenita. Oricare dintre noi si-ar dori ca audienta sa fie atenta la prezentare, sa participe la discutie, sa puna putine intrebari de clarificare si sa fie relaxata. Pentru aceasta, insa, fiecare trebuie sa depuna partea lui de efort.
Etapele unei prezentari reusite
Este adevarat ca o prezentare reusita depinde de talentul personal al celui care o sustine. Cu toate acestea, pregatirea acesteia se poate dovedi, de multe ori, mult mai importanta. Exista cateva etape pe care o expunere de succes trebuie sa le "bifeze".
a). In primul rand, vorbitorul trebuie sa isi stabileasca obiectivele comunicarii. De obicei, acestea se rezuma la doua sau trei puncte esentiale, care vor fi dezvoltate si sustinute prin argumente pe parcursul prezentarii. Acesta poate lua forma unei scrisori de intentie, care sa puncteze succint scopul intalnirii: obtinerea de fonduri, motivarea echipei, analiza esecului sau evaluarea unei propuneri. Bineinteles, obiectivul numarul unu va ramane intotdeauna receptarea corecta a mesajului de catre audienta si nu transmiterea acestuia.
b). Un vorbitor care nu identifica in prealabil audienta careia i se adreseaza poate constata, la sfarsitul prezentarii, ca a irosit timpul lui si al celorlalti. A identifica audienta nu inseamna a avea o imagine detaliata asupra persoanelor prezente, ci doar a cunoaste care sunt motivele/scopurile pentru care acestea sunt prezente in fata vorbitorului. In situatia ideala, cel care realizeaza prezentarea, va reusi sa convinga asistenta ca impartasesc nu doar obiective comune, ci si moduri similare de atingere a acestora. De exemplu, daca cel care sustine speech-ul vrea sa convinga senior manager-ul de oportunitatea lansarii unui nou produs, va trebui sa cunoasca obiectivele acestuia. Astfel, daca este ingrijorat de demodarea liniei de produse, o strategie efectiva este sublinierea caracterului inovator al produsului propus.
c). Orice comunicare, cu atat mai mult o prezentare trebuie sa aiba o structura clara si un anumit stil sau format. Structura mesajului, atunci cand este accesibila, faciliteaza receptarea acestuia de catre public. Formatul clasic pentru o prezentare are trei componente: introducerea, expunerea propriu-zisa si concluzia. Acest stil este adecvat atunci cand tema este accesibila, iar speech-ul relativ scurt. In cazul in care subiectul este complex sau se bazeaza pe argumente elaborate, vorbitorul poate opta pentru stiluri de prezentare alternative. Unul dintre acesta este formatul orientat pe intrebari. In acest caz, prezentatorul va introduce problema impreuna cu posibilele solutii, listand avantajele si dezavantajele fiecareia. In final, va rezuma posibilele solutii, propunand-o pe cea viabila sau initiind o dezbatere comuna pentru luarea deciziei potrivite.
d). Atat inceputul, cat si sfarsitul discutiei sunt momente esentiale in prezentare. La inceputul expunerii, vorbitorul trebuie sa capteze atentia celor prezenti: este important sa "se impuna" de la inceput, altfel risca sa nu fie ascultat. Pentru aceasta, cel care sustine prezentarea va face clara tema si structura si va incerca sa se "apropie" de audienta din primele minute.
Impresia finala este, de multe ori, perceptia cu care participantii la discutie raman dupa terminarea acesteia. Bineinteles, aceasta nu inseamna ca vorbitorul trebuie sa planifice "o lovitura de teatru". El trebuie sa acorde timp suficient pentru intrebari si raspunsuri, pentru a se asigura ca mesajul a ajuns nedistorsionat la receptor, ca a reusit sa ii convinga de viabilitatea planului sau.
Si in acest caz, exercitiul este cheia unei prezentari reusite. Cu toate acestea, nu este nevoie ca acest exercitiu sa fie public. Chiar daca de fiecare data urmatoarea prezentare va fi putin mai buna decat precedenta, exercitiul public poate fi "daunator" increderii in propriile abilitati, atunci cand nu se realizeaza un progres spectaculos. De aceea, exercitiul "in privat" poate fi o solutie adecvata.