Conceperea unui departament, in cadrul companiei, care sa se dedice dezvoltarii si formarii profesionale implica mai mult decat estimarea unui buget, angajarea de specialisti si inchirierea unui spatiu pentru cursuri. Acesti pasi formali sunt indispensabili si in mod obligatoriu, pentru asigurarea reusitei, trebuie urmati abia dupa punerea la punct a unui plan clar, care sa tina seama de realitatile concrete cu care se confrunta (sau pe care vrea sa le depaseasca) organizatia. Se stie faptul ca, orice strategie trebuie sa tina cont de cel putin patru elemente de continut esentiale: fundatia, asteptarile, calitatea si relatiile interumane.

Fundatia

Atunci cand pornesti la drum trebuie sa stii unde vrei sa ajungi. In conditiile actuale si mai ales in mediul business, nu iti poti permite sa experimentezi sau sa lasi lucrurile in voia sortii. Atunci cand construiesti un departament de training trebuie sa ai in primul rand o viziune. Motivul pentru care se pun bazele departamentului si scopurile de atins in urmatoarele 6 sau 12 luni trebuie clarificate in prealabil. Nu exista o reteta pentru definirea viziunii: in timp ce unui manager care cunoaste domeniul ii va fi usor sa articuleze cateva idei pornind de la propria experienta, cel care se confrunta cu aceasta problema pentru prima data va formula o viziune pe baza nevoilor la care departamentul de training trebuie sa raspunda.

Desigur, analiza nevoilor de training este indispensabila acestui proiect. Noul departament trebuie sa aiba functiuni exacte, care sa corespunda unor situatii de fapt, la care organizatia vrea sa se adapteze. Analiza realitatii concrete si a nevoilor de training poate presupune investirea de resurse umane si materiale semnificative, sub forma discutiilor pe aceasta tema dintre managerii cu putere de decizie si a evaluarii si intervievarii angajatilor.

Tot in faza initiala trebuie stabilit sistemul (modalitatea) de training adecvat. In functie de profilul angajatilor, de competentele si domeniul de activitate al acestora, se va decide suportul pe care cursurile se vor desfasura si tipurile de tehnologii integrate in procesul de invatare.

De fiecare data cand o idee noua este pusa in practica, se face simtita o inclinatie aproape naturala, exprimata succint in trei cuvinte: "Aceasta rezolva totul!" Nu exista insa solutii universale, la fel cum nu (mai) exista persoane providentiale. De aceea, o restrangere a sferei de actiune si o precizare a prioritatilor noului departament de training este imperativa, in masura in care aceasta etapa influenteaza in mod direct eficienta. Stabilirea prioritatilor trebuie completata de realizarea unui plan detaliat, impreuna cu departamentele de resurse umane si finante, pentru a vedea ce tip de personal poate fi angajat/transferat pentru a indeplini noua functiune a companiei. Nu in ultimul rand, constrangerile temporale trebuie gandite flexibil, mai ales in cazul in care viitorii traineri nu au o experienta semnificativa in domeniu: exista o mare probabilitate ca ei insisi sa aiba nevoie de ceva timp pentru a invata.

Asteptarile

Asa cum s-a mentionat mai sus, departamentul de training nu poate raspunde tuturor asteptarilor de dezvoltare si formare profesionala ale angajatilor. Desi aproape orice angajat si-ar dori un training, ar considera ca este indreptatit sa profite de aceasta sansa si, eventual, ca organizatia ar profita de pe urma acestuia, adevarul nu arata intotdeauna astfel. Criteriul pentru a stabili adevaratele nevoi de training ramane organizatia si prioritatile acesteia. Obiectivele companiei si lipsa unui anumit tip de talent sau know-how, in relatie directa cu profitul si eficienta, sunt factorii-jalon care indica exact care sunt asteptarile rezonabile pe baza carora se construieste departamentul de training.

In acelasi timp, fixarea unor obiective si asteptari realiste trebuie comunicata pe plan intern. Este necesar ca angajatii sa cunoasca rolul si misiunea noii functiuni, sa stie de la inceput in ce masura asteptarile lor se inalnesc sau se vor intalni, la un moment dat in viitorul apropiat, cu cele ale companiei.

Calitatea

In cazul training-ului, calitatea inseamna mai mult decat o simpla "dorinta de mai bine": ea este decisiva pentru atingerea obiectivelor si pentru recuperarea banilor investiti. Calitatea unui training poate fi cuantificata relativ usor si consta in valoarea continutului programului de invatare, a accesibilitatii (modul de inregistrare la curs, urmare si examinare) si a flexibilitatii acestuia (cursuri organizate in functie de programul de lucru al angajatilor sau al zilelor de concediu). Desigur, acestia sunt factori de calitate interni, care tin doar de programul de training; aici nu se iau in calcul modelarea celorlalte variabile (prezentate mai sus), de care depinde calitatea procesului de dezvoltare si formare profesionala ca intreg.

Relatiile interumane

Orice proces educational, indiferent de obiective, focus sau medii de invatare specifice, se bazeaza pe relatii interumane solide. Multi isi aduc aminte, cu regret, ca poate ar fi fost mai buni la matematica daca profesorul din liceu nu ar fi fost antipatic. Similar, un training eficient este sustinut de un trainer inspirat, care stie sa isi apropie cursantii si sa le transmita mesajul intr-o forma agreabila, simpla si clara. Training-ul nu se bazeaza insa doar pe o relatie cordiala cu cei care profita direct de acest proces; pentru a avea vizibilitate si greutate, acest program trebuie sa beneficieze de suport din partea managerilor de top, care iau deciziile in cadrul organizatiei. Daca trainer-ul sau managerul departamentului de training va reusi sa cointereseze sefii in programele pe care le deruleaza, explicandu-le scopurile si misiunea acestora, el va profita de "serviciile" celor mai influenti "avocati" ai companiei.

Nu in ultimul rand, departamentul de training trebuie sa beneficieze de serviciile unor angajati buni si foarte buni si, de preferat, foarte experimentati (in functie de buget). Increderea in sine si determinarea managerului care gestioneaza training-ul vor face restul job-ului, contribuind astfel la dezvoltarea expertizei si profesionalismului angajatilor.

Acestea sunt patru repere dupa care organizatia ar trebui sa-si orienteze demersul de dezvoltare a unui departament de training intern. Desigur, ele nu sunt arhisuficiente pentu toate situatiile sau domeniile in care firmele isi desfasoara activitatea si, in acest caz, pot fi adaptate si/sau completate. Ele reperinta insa patru piloni de baza de care sa se tina cont.